Sekretarka - kancelista
Sekretarka - kancelista
Sekretarka - kancelista - Marzena Truszkowska
Tel. (29) 645 80 00
Zakres obowiązków (czynności) na zajmowanym stanowisku pracy:
- prowadzenie sekretariatu wójta,
- prowadzenie kancelarii urzędu, w szczególności:
- przyjmowanie i wysyłka korespondencji,
- systematyczne przeglądanie skrzynki odbiorczej poczty elektronicznej urzędu wasewo@pro.onet.pl oraz e-PUAP,
- obsługa wysyłania pism przez e-PUAP,
- ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej w systemie tradycyjnym oraz w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją oraz zapewnienie jej prawidłowego obiegu,
- rejestracja zewnętrznych dokumentów o charakterze finansowych w rejestrze faktur,
- rejestracja i wysyłka przesyłek ekonomicznych, priorytetowych, poleconych, kurierskich, paczek, itp. krajowych i zagranicznych zgodnie z wymogami operatorów pocztowych,
- reklamowanie nieprawidłowo wykonanych usług przez firmy świadczące usługi pocztowe i kurierskie,
- kontrola realizacji umów z firmami świadczącymi usługi pocztowe i kurierskie (rozliczanie i opisanie faktur, kontrola zgodności opłat z zawartymi umowami oraz terminu obowiązywania umów),
- prowadzenie terminarza spotkań i narad Wójta,
- koordynacja i realizacja zadań niezbędnych do zapewnienia właściwego realizowania przez Wójta Gminy funkcji związanej z reprezentowaniem Gminy,
- obsługa techniczno-kancelaryjna posiedzeń, konferencji i narad zwoływanych przez Wójta,
- prowadzenie dokumentacji związanej z członkostwem Gminy w związkach stowarzyszeniach i spółkach,
- przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie kontaktu z Wójtem, lub Sekretarzem, bądź kierowanie ich do właściwych stanowisk pracy,
- prowadzenie rejestru przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków,
- prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej,
- prowadzenie rejestru delegacji służbowych,
- prenumerata czasopism,
- zamawianie pieczątek i pieczęci urzędowych - prowadzenie rejestru,
- przechowywanie pieczęci Wójta oraz zaopatrywanie dokumentów w jej odcisk,
- obsługa centrali telefonicznej, faksu i CB-radio,
- dokonywanie zakupów artykułów spożywczych i innych niezbędnych do funkcjonowania sekretariatu,
-
wykonywanie zadań gminy wynikających z ustawy o Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy min. związanych
z funkcjonowaniem Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w szczególności:
- przyjmowanie wniosków o wpis, zmianę wpisu, zawieszenie, wznowienie, zaprzestanie wykonywania działalności gospodarczej do CEIDG,
- potwierdzanie tożsamości wnioskodawcy i wystawianie potwierdzenia przyjęcia wniosku,
- przekształcenie papierowego wniosku w postać dokumentu elektronicznego i przekazywanie wniosków do CEIDG,
- przechowywanie papierowego wniosku oraz załączników,
17) bieżąca realizacja zadań wynikających z art. 44 ust. 3 ustawy o Centralnej Ewidencji
i Informacji Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy polegająca na przekazywaniu do Centralnej Ewidencji Informacji Działalności Gospodarczej (CEIDG) (na podstawie dokumentów przekazanych przez właściwych pracowników urzędu gminy), informacji w zakresie uzyskanych zezwoleń i wpisów do rejestru działalności regulowanej,
18) ewidencja zużycia energii elektrycznej oraz gazu ziemnego w budynku Urzędu,
19) rozliczanie i prowadzenie kart drogowych samochodu osobowego Skoda SuberB,